Dématérialisation : quels documents sont éligibles à l’archivage électronique ?

Selon l’article 1316-1 du Code civil, un document électronique a la même force probante qu’un écrit sur support papier à condition que son auteur soit dûment identifié et que le document soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. Ainsi, pour être recevable en tant que preuve, un document électronique doit garantir l’identification de son auteur ainsi que son intégrité pendant tout son cycle de vie, c’est-à-dire de son établissement jusqu’à la fin de la durée de son archivage.

Depuis la loi n°2004-575 pour la Confiance dans l’économie numérique (LCEN) du 21 juin 2004, l’écrit sous forme électronique peut être valablement accepté à titre de validité d’un acte. L’article 1108-1 du Code civil dispose que : « lorsqu’un écrit est exigé pour la validité d’un acte juridique, il peut être établi et conservé sous forme électronique dans les conditions prévues aux articles 1316-1 et 1316-4 et, lorsqu’un acte authentique est requis, au second alinéa de l’article 1317 ». Par conséquent, un écrit nécessaire à la validité d’un acte juridique doit être établi, conservé et signé électroniquement suivant les conditions fixées par la loi.

Par conséquent, tous les actes sous seing privé peuvent être dématérialisés : baux, contrat de travail, licences, cessions...

Factures

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S’agissant de la facturation électronique, la loi de Finances rectificative pour 2002 (n° 2002-1576) du 30 décembre 2002 pose le principe du recours à des factures électroniques signées à condition qu’un contrat soit signé entre l’émetteur et le destinataire. Elles devront être émises et transmises par voie électronique « dès lors que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d’une signature électronique ». Les conditions de conservation des factures sont précisées dans une instruction fiscale du 7 août 2003.