Webinaire Pepit - Frais

Webinaire Pepit - Frais d’entreprise : que peut-on déduire, que doit-on payer et sous quelles conditions ?

Ce matin, le cabinet niçois d’expertise comptable Pepit a animé une visioconférence organisée par l’UPE 06. Le sujet du jour : les frais déductibles au sein d’une entreprise. On fait le point.

Pour rappel : les frais déductibles sont des dépenses liées à l’activité professionnelle d’une entreprise. Ceux-ci peuvent dépendre de la taille de la société, du secteur d’activité, du nombre de salariés. Certaines dépenses peuvent être déductibles, d’autres non ou seulement sous certaines conditions.

Les frais de restaurants et de bouche

Les restaurants : les frais des invitations au restaurant de ses clients, prospects, partenaires sont déductibles. Les remboursements se font sur la base des frais réels (c’est-à-dire du montant définitif du repas). Théoriquement, il n’y a pas de limite dans le nombre de rendez-vous qu’il est possible d’organiser, mais il est conseillé de faire tout de même attention aux proportions.
Les repas du dirigeant : ils sont pris en compte sous la forme suivante : le frais réel moins 4,80 € (montant estimé d’un repas à domicile).

Les frais de déplacements 

Transports : les frais ou les abonnements de transport en commun (SNCF, RATP, avion, taxi, Uber, etc) sont déductibles. Il n’y a cependant pas possibilité de récupérer la TVA.
Péages et parking : ces frais sont déductibles et ici, la TVA est récupérable.

Les véhicules

Personnel  : les dépenses sont déductibles sous forme d’indemnité kilométriques. Il faut compléter le document comportant toutes les informations nécessaires à fournir en cas de contrôle (lieu de départ, lieu d’arrivée, à la rencontre de qui, combien de kilomètres parcourus, etc).

Achat d’un véhicule : si c’est une voiture de tourisme, le prix d’achat est déductible TTC.
Si c’est une voiture utilitaire, le prix d’achat est déductible hors taxes, mais il y a une possibilité de récupérer la TVA. Peu importe le type de véhicule, la charge est répartie sur cinq ans.
Le montant maximal de déduction est aussi fixé en fonction du taux d’émission de CO2 du véhicule.
Pour l’achat d’un véhicule de tourisme, il faudra aussi prendre en compte la Taxe Sur Véhicule (TVS) qui dépend de plusieurs éléments : l’année d’achat, le type de carburant, le taux d’émission de CO2 et l’année de production.

Carburant  : toutes les dépenses de carburant sont déductibles sur la base des frais réels engagés.

Location : si elle est ponctuelle, les frais sont déductibles TTC pour un véhicule de tourisme et HT pour un véhicule utilitaire.

Si la location est de longue durée, les frais sont déductibles sous certaines conditions. Pour connaître ces modalités, il est conseiller de contacter son comptable.

Les frais hébergements  
Tous les frais d’hébergements lors des déplacements professionnels sont déductibles.

Les locaux 

Bureau/local : les loyers et les charges sont automatiquement déductibles.
Coworking  : la location de place, de salle ou l’achat d’un abonnement sont remboursés.
Domicilié chez soi : la surface désignée comme local professionnel doit être déclarée en m² et une partie des dépenses occasionnées peuvent être remboursées. Pour connaître ces modalités, il faut, là aussi, se renseigner auprès de son comptable.

Les frais de communication 

Téléphone : tous les frais téléphoniques sont déductibles qu’ils soient réalisés via une ligne fixe ou un téléphone personnel et ce, pour tous les salariés de l’entreprise.
L’abonnement internet : il est lui aussi déductible.

Les frais de publicité 

Off line : les frais occasionnés pour la création de flyers, affiches, etc, sont pris en compte
On line : idem pour les frais en ligne, tels les sponsors sur les réseaux sociaux, l’abonnement de compte premium lié à l’activité professionnelle, etc.

Le site internet 

La création du site, le design, l’achat de photo, l’hébergement ou encore la maintenance, toutes les dépenses réalisées pour un site internet sont prises en compte.

Les frais de représentation 

Les tenues professionnelles obligatoires sont prises en compte.
Les vêtements qui peuvent être utilisés en dehors de la profession ne le sont pas.

Les cadeaux clients 

Ils sont bien entendu autorisés, conseillés et pris en compte. Il faut simplement rester raisonnable sur le prix du cadeau.
À noter  : Si la valeur de celui-ci dépasse 69 €, il n’y a pas possibilité de récupérer la TVA.

Tout comme pour les déplacements, il est conseillé de réaliser un document pour garder une trace de ces achats en cas de contrôle (quel objet, quel montant, pour quel client, pour quelle raison et à quelle date).

Outre ces frais présentés, il en existe plein d’autres : assurance, matériel, service comptable, complémentaire santé, mutuelle, etc.

Pour savoir exactement ce qui est pris en compte ou non, ce qui est déductible ou non et sous quelle condition, en fonction de votre activité, rapprochez-vous d’un expert-compte pour faire un point sur le sujet !

Visuel de Une : DR (Illustration)

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